Czytelnik zwrócił się do nas z prośbą o rozwiązanie problemu dotyczącego przekazania szkoły nowemu dyrektorowi, w sytuacji gdy ustępujący dyrektor do końca kadencji przebywa na zwolnieniu lekarskim z powodu zarażenia koronawirusem. Wyjaśniamy zatem, jak rozwiązać tę kwestię i zgodnie z prawem przekazać jednostkę nowemu kierownikowi.

Zmiana dyrektora szkoły następuje najczęściej z początkiem nowego roku szkolnego. Przepisy nie regulują jednak kwestii przekazywania szkoły nowemu dyrektorowi. Powinna ją ustalić odpowiednia procedura, której przygotowanie leży w kompetencjach organu prowadzącego szkołę wynikających ze sprawowania nadzoru nad szkołą w zakresie spraw finansowych i administracyjnych.

Przekazanie szkoły nowej osobie w związku z powierzeniem jej stanowiska dyrektora jest zadaniem organu prowadzącego szkołę. Powierzenie stanowiska jest bowiem nierozłączne z powierzeniem mienia szkoły, a zwyczajny zarząd majątkiem szkoły wyklucza prawo do przekazywania majątku kolejnym osobom.

ZAPAMIĘTAJ

Wydanie zarządzenia w sprawie wprowadzenia procedury przekazania składników majątkowych, dokumentacji finansowo-księgowej, dokumentacji kadrowej oraz dokumentacji organizacyjnej w przypadku zmiany na stanowisku dyrektora szkoły przez ustępującego dyrektora należy do wójta (burmistrza, prezydenta miasta).

Inwentaryzacja jest jedną z form nadzoru nad mieniem szkoły

Zasady inwentaryzacji określa ustawa o rachunkowości (rozdział 3 ustawy). Nie zawiera ona jednak przepisów, które wyznaczałyby skład komisji inwentaryzacyjnej. Podstawą powołania komisji przez dyrektora przekazującego szkołę może być:

1) instrukcja inwentaryzacyjna, która stanowi dodatkowy, odrębny element dokumentacji opisującej przyjęte przez szkołę zasady rachunkowości, wprowadzana zarządzeniem dyrektora szkoły na podstawie art. 4 ust. 5 uor;

2) ustalona przez organ sprawujący nadzór nad szkołami w zakresie spraw finansowych i administracyjnych procedura przekazywania szkół przez ustępujących dyrektorów (art. 10 ust. 1 pkt 4 i art. 57 ust. 1 UPO).

ZAPAMIĘTAJ

Do przeprowadzenia inwentaryzacji stosuje się przepisy ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości z uwzględnieniem Instrukcji inwentaryzacyjnej. Inwentaryzacja zdawczo-odbiorcza dotyczy wszystkich składników majątkowych, które są objęte odpowiedzialnością, w tym dokumentacji szkolnej, pieczęci, kluczy itp.

Odpowiedzialność za poprawną inwentaryzację

Przewodniczącym komisji inwentaryzacyjnej powinien być przekazujący szkołę dyrektor bezpośrednio zainteresowany rozliczeniem jej wyników, bo zgodnie z przepisami jest odpowiedzialny za:

■wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą (art. 4 ust. 5 uor);

■całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych (art. 53 ustawy o finansach publicznych oraz art. 68 ust. 1 pkt 5 UPO).

ZAPAMIĘTAJ

Za prawidłowy i terminowy przebieg procesu inwentaryzacji przed przekazaniem szkoły nowemu dyrektorowi odpowiedzialna jest osoba aktualnie zajmująca stanowisko dyrektora.

Dyrektor przekazujący szkołę powinien poinformować o czynnościach inwentaryzacyjnych dyrektora, który ją przyjmuje. Przyjmujący szkołę dyrektor może uczestniczyć w czynnościach inwentaryzacyjnych na prawach obserwatora. Inwentaryzacja poprzedzająca przekazanie szkoły powinna być przeprowadzona na dzień możliwie najbliższy dniu przekazania. Czynności związane z przekazaniem szkoły powinny nastąpić najpóźniej w ostatnim dniu pełnienia obowiązków dyrektora szkoły przez dyrektora przekazującego szkołę.

ZASTOSUJ

Organ prowadzący zarządzeniem powołuje komisję celem dokonania spisu zdawczo-odbiorczego w związku ze zmianą osoby odpowiedzialnej materialnie. W składzie komisji powinien być ustępujący dyrektor. W sytuacji, gdy ustępujący dyrektor nie będzie mógł uczestniczyć w spisie, organ prowadzący powinien odpowiednio wcześnie powołać komisję inwentaryzacyjną.

Powiększenie składu komisji

W związku z niemożnością uczestniczenia w spisie osoby odpowiedzialnej materialnie (dyrektora), zaleca się powiększenie składu komisji do co najmniej trzech osób, gdzie jedna z nich reprezentuje osobę odpowiedzialną materialnie. Do zespołu należy wybrać osoby wykazujące się fachową wiedzą. Przestrzeganie tych zasad jest warunkiem prawidłowości, rzetelności i wiarygodność inwentaryzacji. Zwiększa to wiarygodność i niepodważalność spisów.

Protokół zdawczo-odbiorczy

Po zakończeniu inwentaryzacji należy dokonać jej rozliczenia z udziałem przedstawicieli organu prowadzącego, a następnie przygotować protokoły zdawczo-odbiorcze (wzory protokołów mogą być załącznikami do procedury):

■składników majątkowych;

■akt osobowych i spraw kadrowych;

■dokumentów księgowych;

■dokumentów dotyczących organizacji pracy.

Protokoły zdawczo-odbiorcze sporządza się w 3 egzemplarzach po jednym dla dyrektora przekazującego szkołę, przejmującego szkołę oraz organu prowadzącego szkołę. Protokoły oraz odpowiednie załączniki, po sprawdzeniu ich zgodności ze stanem faktycznym podpisują dyrektor szkoły zdający (chyba że jest nieobecny), dyrektor szkoły przejmujący, główny księgowy szkoły oraz przedstawiciel organu prowadzącego.

Wejdź na stronę www.kadrydlaoswiaty.wip.pl i pobierz:

■Wzór protokołu zdawczo-odbiorczego.

■Wzór zarządzenia dotyczącego przeprowadzenia inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej.

Podstawa prawna:

■Ustawa z 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe (tekst jedn.: Dz.U. z 2021 r. poz. 1082) – art. 10 ust. 1, art. 57 ust. 1, art. 63 ust. 1.

■Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2021 r. poz. 217).

■Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2021 r. poz. 305) – art. 53.

Wanda Pakulniewicz

pracownik Kuratorium Oświaty, do kwietnia 2007 kierownik oddziału

Joanna Swadźba

prawnik, wieloletni pracownik administracji rządowej i samorządowej, specjalista prawa oświatowego i socjalnego