Archiwizacji podlegają wszystkie dokumenty, które stanowią akta sprawy, tj. które są niezbędne i zostały wytworzone w związku z awansem zawodowym. Dokumentacja ta różni się w zależności od tego, czy awans odbywa się na podstawie przepisów obowiązujących od 1 września 2022 r., czy na podstawie przepisów przed 1 września 2022 r. (tzw. stary awans).